noviembre 3, 2018

Manejo y Protección de Datos

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

  1. ALCANCE

 La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas nuestras Bases de Datos y Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por el POLITÉCNICO PROSANEAR SAS, considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLITÉCNICO PROSANEAR SAS domiciliado en la cra 50 A # 57-46 Medellín-Colombia, identificado con NIT: 900.498.797-3

Teléfonos: 6040468-6040469 PBX: 5141599 de lunes a sábado de 08:00 am a 05:00 pm

Correos electrónicos: protecciondatos@prosanear.co

  1. DEFINICIONES
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita y en medios digitales generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la base de datos.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  1. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

 El tratamiento que realizará el POLITÉCNICO PROSANEAR SAS será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

  • Finalidades para el Tratamiento General de Información de los proveedores:

 Para fines comerciales. Contabilización.  Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.  Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc. Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores. Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.  Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorias.

  • Finalidades para el Tratamiento General de Información de los clientes:

Para fines comerciales.  Ofrecimiento de bienes y servicios.  Publicidad y mercadeo.  Alianzas comerciales. Contabilización. Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc.  Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias  Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorias.  Facturación.

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

 Como titular de datos personales, se tiene derecho a:

  1. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados al POLITÉCNICO PROSANEAR SAS que hayan sido objeto de tratamiento.
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
  3. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
  4. Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que el POLITECNICO PROSANEAR SAS en el tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
  5. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
  6. Identificar al responsable que dará trámite y respuesta a sus solicitudes.
  7. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
  8. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES

 El POLITÉCNICO PROSANEAR SAS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política.

 La Subgerencia de la Institución a cargo de la señora Leidy Liney Muriel co propietaria del plantes es la directa  responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato, en caso de presentarse cambios del personal a cargo de este procedimiento el POLITÉCNICO PROSANEAR SAS informara a sus usuarios a través  de sus medios de comunicación.

  1. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

 Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por el POLITÉCNICO PROSANEAR SAS, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.

 Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

  1. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
  1. Atención y respuesta a peticiones y consultas:

      El Titular o su apoderado, podrán solicitar al POLITÉCNICO PROSANEAR SAS:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por el POLITÉCNICO PROSANEAR SAS a sus datos personales.

 Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. Atención y respuesta a quejas y reclamos:

 El Titular o sus apoderados, podrán solicitar al POLITÉCNICO PROSANEAR SAS, a través de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados:

  • La corrección o actualización de la información.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Que se elimine de forma permanente sus datos de los archivos existentes en el  POLITÉCNICO PROSANEAR SAS

La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se presentan incompletos, el POLITÉCNICO PROSANEAR SAS deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  1. SEGURIDAD. La seguridad sobre nuestras políticas del tratamiento de datos se encuentra en el libro de procedimientos almacenada de forma física y custodiada por el personal administrativo, la seguridad consta de software especial para Titulares de datos no sensibles y almacenaje y uso restrictivo para los Titulares con datos sensibles, almacenaje solo en medio físico.
  2. VIGENCIA

 Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales ha entrado en vigencia desde

31 de Agosto del 2018 posterior al registro de las bases de datos en la RNBD de la SIC.